Als onderdeel van de Klantcommunicatie module, geeft de balie check-in klanten de mogelijkheid om de overeengekomen werkzaamheden goed te keuren. De klanten hebben nu de mogelijkheid om de gegevens over een afspraak digitaal goed te keuren via een gekoppelde tablet die aan de klant is overhandigd. Met deze module kun je de transparantie verbeteren en het proces naar een volledig papierloze werkplaats voltooien.

Aan de slag

Om de balie check-in voor uw locatie te configureren:

1. Neem contact op met support@claireit.eu 
2. Bepaal het aantal tablets dat je wilt gebruiken en informeer ons support team. Eenmaal geconfigureerd als balietablet, worden ze naar de locatie verzonden.
3. Stuur ons een URL voor de afbeelding die getoond wordt op de hoofdpagina van de tablets (formaat: 788 × 1840).

Hoe het werkt?

De balie check-in tablet activeren

Zorg ervoor dat de optie 'Gebruik balie tablets' is ingeschakeld op jouw profielaccount.

De balietablet koppelen aan een account

Open de balie check-in app op één van de tablets die Claire heeft geleverd als balie tablets:

Login met het Google-account dat al voor dit apparaat is geconfigureerd.

Selecteer een profiel:

Nadat de koppeling is geslaagd, wordt de welkomst afbeelding weergegeven om aan te geven dat het apparaat is geactiveerd en klaar is voor gebruik.

Let op: Als op de locatie geen receptionist de optie 'Gebruik balie tablets' heeft ingeschakeld, verschijnt het volgende bericht:

Balie check-in verzenden

Open de werkorder op de desktop en klik op het tablet icoontje in de rechter bovenhoek:

Het volgende scherm wordt geopend:

Nadat op Bevestingen is geklikt, opent er een ander scherm:

Gebruik de oogpictogramknoppen om de interventies/vragen te selecteren die je op de tablet wilt laten zien. Het groene oog is zichtbaar en het rode oog is niet zichtbaar. Standaard is het oog groen wanneer een interventie is gemarkeerd als goedgekeurd door de klant.

Nadat op Opslaan is geklikt, wordt de desk check-in geopend op de tablet.

Op de desktop verschijnt tegelijkertijg een pop-up. Door op het pijlicoon te klikken opent dezelfde deskcommunicatie in een nieuw tabblad, zodat je kunt zien wat de klant op de tablet ziet. Dit tabblad is alleen-lezen.

Balie check-in beantwoorden

Zodra de communicatie naar de balie tablet is verzonden, kan de klant de afspraakinformatie van de balie check-in/uit controleren.

Balie check-in kan je versturen in alle statussen van de afspraak.

Balie check-uit kan je alleen versturen op de statussen Auto gereed of Kwaliteitscontrole.

Klant kan alleen goedkeuren of weigeren als het item niet gerepareerd is of wanneer geen balie check-uit betreft.

Het is mogelijk om de balie check-in alleen lezen te maken in de klantcommunicatie instellingen, zodat klanten interventies niet kunnen weigeren.

Afspraak informatie scherm

De klantinformatie geldt voor het eerste beschikbare contact dat in de WO wordt opgegeven:

• Bestuurder
• Eigenaar
• Contractant

Het telefoonnummer wordt getoond in onderstaande volgorde: 

• Zakelijk telefoon
• Zakelijk mobiel
• Privé telefoon
• Privé mobiel

E-mailadres wordt getoond in onderstaande volgorde:

• Privé e-mail
• Zakelijke e-mail

Geplande services scherm

De gebruiker kan een item afwijzen door op het groene vinkje te klikken. Het vinkje verandert dan in een rood kruisje.

Handtekening scherm

Op dit scherm moet de klant zijn/haar naam en handtekening invullen en eventuele verplichte overeenkomsten accepteren.

Notitie: Als de naam van een bestuurder aan de werkopdracht is gekoppeld, wordt deze standaard weergegeven in het naamveld.

Nadat de klant op Bevestigen klikt is de check-in voltooid en zegt de pop-up in Claire het volgende:

Klik nu op Sluiten om de check-in op de balietablet te sluiten.

Bevestiging bekijken

Na bevestiging wordt Claire op de volgende manieren bijgewerkt:

1. Afspraak-status wordt bijgewerkt naar Auto in werkplaats.
2. Op de werkorder wordt de naam van de klant blauw en verschijnt er een handtekening icoon.
3. De receptionist die zorgde voor de balie check-in is nu de klant eigenaar.

Door te klikken op het handtekening icoon opent de balie communicatie log:

Hier staat alle informatie over de balie check-in, zoals de geaccepteerde en geweigerde services, extra services en klant handtekening.

Als er interventies zijn geweigerd, dan staat er een klant geweigerd icoon bij. Door hierover heen te bewegen met de muis verschijnt de volgende tekst:

In het klantcommunicatielogboek worden prijzen weergegeven als 0,00 euro als ze niet zichtbaar waren op de balietablet.

Let op: Prijzen zijn niet zichtbaar op de balietablet als:

• De instelling voor de locatie is geconfigureerd om prijzen voor DMS-interventies te verbergen.
• De instelling voor klantcommunicatie is om de prijs van interventies te verbergen voor een afspraak die verband houdt met een leasemaatschappij.
• De instelling is om prijs te verbergen voor interne interventies.
• De instelling is om prijs te verbergen voor recall interventies.
• De instelling is om prijs te verbergen voor garantie interventies.

In de afsprakenlijst is de naam van de Eigenaar/Bestuurder/Contractant ook gemarkeerd in blauw:

Optioneel: Klantinformatie bewerken

Het is optioneel mogelijk om de klant het mailadres en telefoonnummer te laten bewerken tijdens de balie check-in. Neem contact op met support@claireit.eu om dit in te stellen.

Deze functie is te vinden in het hemburgermenu bij Klantcommunicatie module instellingen onder het kopje Balie check-in:

Nadat dit is ingeschakeld toont de balie tablet de volgende pagina nadat de check-in is gestart:

De klant kan hier zijn mailadres en telefoonnummer wijzigen voor deze werkorder. Nadat de balie check-in is voltooid zijn de contactgegevens te vinden onder klant acties in de werkorder: