Balie check-in

Als onderdeel van de Klantcommunicatie module, geeft de balie check-in klanten de mogelijkheid om de overeengekomen werkzaamheden goed te keuren. De klanten hebben nu de mogelijkheid om de gegevens over een afspraak digitaal goed te keuren via een gekoppelde tablet die aan de klant is overhandigd. Met deze module kun je de transparantie verbeteren en het proces naar een volledig papierloze werkplaats voltooien.

 

Aan de slag

Om de balie check-in voor uw locatie te configureren:

1. Neem contact op met support@claireit.eu 
2. Bepaal het aantal tablets dat u wilt gebruiken en informeer ons support team. Eenmaal geconfigureerd als balietablet, worden ze naar uw locatie verzonden.
3. Stuur ons een URL naar een afbeelding die u wilt weergeven op de hoofdpagina van de tablets (formaat: 788 × 1840).

 

Hoe het werkt?

De balie check-in tablet activeren

Zorg ervoor dat de optie 'Gebruik balie tablets' is ingeschakeld op uw profielaccount.

 

 

De balietablet koppelen aan een account

Open de balie check-in app op één van de tablets die Claire heeft geleverd als balie tablets:

 

 

Login met het Google-account dat al voor dit apparaat is geconfigureerd.

 

 

Selecteer uw profiel:

 

Nadat de koppeling is geslaagd, wordt de door uw locatie geselecteerde afbeelding weergegeven om aan te geven dat het apparaat is geactiveerd en klaar is voor gebruik.

 

Let op: Als op uw locatie geen receptionist de optie 'Gebruik balie tablets' heeft ingeschakeld, verschijnt het volgende bericht:

 

 

 

Balie check-in verzenden

Open de werkorder op uw desktop en klik op de knop in de rechterbovenhoek op het tablet icoontje:

 

 

Het volgende scherm wordt geopend:

 

 

Selecteer nu met behulp van het oogpictogram de interventies/vragen die u zichtbaar wilt hebben op de tablet. Groen betekend zichtbaar voor klant en rood betekend niet zichtbaar voor klant. Standaard staat het oogje op groen bij controlepunten die door de klant zijn goedgekeurd (Duimpje omhoog).

 

Balie check-in notities toevoegen

Het is mogelijk om voor de balie check-in extra notities toe te voegen aan de werkorder en om aan te geven dat de klant wacht. Deze notities zijn niet zichtbaar voor de klant, maar alleen in de werkorder pagina zelf. Daarnaast werken deze zoals de normale notities.

Notitie: Je kunt maar één belangrijke notitie en één parkeerlocatie toevoegen aan een WO. Als deze al was toegevoegd, dan zijn deze velden hier al ingevuld.

 

Nadat uw keuze is gemaakt, klikt u op 'Verzenden' zodat de communicatie zichtbaar is op de tablet die aan de klant is gepresenteerd.

 

Er verschijnt een pop-up op uw scherm. U kunt op de knop klikken die wordt aangegeven door de rode pijl om dezelfde balie communicatie in een nieuw tabblad te openen, zodat u precies kunt zien wat de klant op de tablet ziet. De communicatie is read-only.

 

Balie check-in beantwoorden

Zodra de communicatie naar de balie tablet is verzonden, kan de klant de afspraakinformatie van de balie check-in/uit controleren.

 

Balie check-in kan je versturen in alle statussen van de afspraak.

Balie check-uit kan je alleen versturen op de statussen Auto gereed of Kwaliteitscontrole.

Klant kan alleen goedkeuren of weigeren als het item niet gerepareerd is of wanneer geen balie check-uit betreft.

Het is mogelijk om de balie check-in alleen lezen te maken in de klantcommunicatie instellingen, zodat klanten interventies niet kunnen weigeren.

Afspraak informatie scherm

 

De klantinformatie geldt voor het eerste beschikbare contact dat in de WO wordt opgegeven:

• Bestuurder

• Eigenaar

• Contractant

Het telefoonnummer wordt getoond in onderstaande volgorde: 

• Zakelijk telefoon

• Zakelijk mobiel

• Privé telefoon

• Privé mobiel

E-mailadres wordt getoond in onderstaande volgorde:

• Privé e-mail

• Zakelijke e-mail

Scherm voor geplande services, noodzakelijke en geadviseerde punten

 

Klanten kunnen de geplande werkzaamheden wijgeren door op het groene vinkje te klikken. Dan veranderd dit naar een rode kruisje.

Scherm voor naam, handtekening, totaal bedrag en overeenkomsten

Er moet een naam en een handtekening worden ingevoerd. Als de naam van een berijder is gekoppeld aan de werkorder, wordt deze standaard weergegeven in het naamveld.

Bevestiging bekijken

Na bevestiging veranderd de tekst van de pop-up naar onderstaand, deze kun je nu sluiten.

 

 

Claire wordt op de volgende manieren bijgewerkt:

• Afspraak-status wordt bijgewerkt naar Auto in werkplaats (Als de auto nog niet in werkplaats was gemeld)

• Er verschijnt een nieuw log op de afspraak

• Naam van de eigenaar/bestuurder/contractant wordt blauw gemarkeerd

 

Op de afspraak detail pagina zal de geweigerde interventie de notitie 'VERWIJDERD door klant' hebben, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding:

 

 

In het balie communicatie logboek is een nieuw tabblad zichtbaar met alle informatie die is goedgekeurd en verstrekt door de klant:

 

In het klantcommunicatielogboek worden prijzen weergegeven als 0,00 euro als ze niet zichtbaar waren op de balietablet.

Let op: Prijzen zijn niet zichtbaar op de balietablet als:

• De instelling voor uw locatie is geconfigureerd om prijzen voor DMS-interventies te verbergen.

• De instelling voor klantcommunicatie is om de prijs van interventies te verbergen voor een afspraak die verband houdt met een leasemaatschappij.

Op de afsprakenlijst pagina wordt, zodra de balie is ingecheckt, het veld voor de naam van de eigenaar/bestuurder/aannemer blauw gemarkeerd.

 

 

Optioneel: Klantinformatie bewerken

Het is optioneel mogelijk om de klant het mailadres en telefoonnummer te laten bewerken tijdens de balie check-in. Neem contact op met support@claireit.eu om dit in te stellen.

 

Deze functie is te vinden in het hemburgermenu onder Klantcommunicatie module instellingen:

 

 

Nadat dit is ingeschakeld toont de balie tablet de volgende pagina nadat de check-in is gestart:

 

 

De klant kan hier zijn mailadres en telefoonnummer wijzigen voor deze werkorder. Nadat de balie check-in is voltooid zijn de contactgegevens te vinden onder belangrijke items in de werkorder:

 

 

• Related Articles

• Balie check-uit

  Als onderdeel van de Klantcommunicatie module, biedt de check-uit tool klanten de mogelijkheid om gerepareerd werk te ondertekenen wanneer ze hun auto ophalen. Het is alleen mogelijk om de balie check-uit te gebruiken als de werkorder de status Auto ...

• Balie check-in (V8)

  Als onderdeel van de Klantcommunicatie module, geeft de balie check-in klanten de mogelijkheid om de overeengekomen werkzaamheden goed te keuren. De klanten hebben nu de mogelijkheid om de gegevens over een afspraak digitaal goed te keuren via een ...

• Claire klantcommunicatie module

  Claire’s customer communication module makes it easy to digitally inform customers about their workshop appointments. This not only increases customer satisfaction, but also reduces workload on the front desk. With this module, you can: 1. Allow ...

• Claire klantcommunicatie module

  Claire’s customer communication module makes it easy to digitally inform customers about their workshop appointments. This not only increases customer satisfaction, but also reduces workload on the front desk. With this module, you can: 1. Allow ...

• Claire's Check-in kiosk

  Met de check-in kiosk kan de klant nu zelf snel en moeiteloos inchecken, een sleutellabel pakken en dit aan de autosleutel bevestigen. Vervolgens kan de klant de autosleutel bij de balie overhandigen. Hoe werkt de kiosk? Het beginscherm informeert de ...