Utiliser le module Communication Client
Objectif
Cette fonctionnalité vous permet de communiquer
avec vos clients concernant les interventions directement de Claire via
un courriel. Le client peut vous recommuniquer ses décisions, grâce à la page
web communication client. Sur cette page le client peut revoir les
interventions et sélectionner sa décision pour chacune d'entre elles.
Étapes
- Initialiser: Un réceptionnaire peut simplement cliquer sur l'icône mail dans le coin supérieur droit de l'ordre de réparation et un écran va apparaitre. Dans la section supérieure de cet écran vous pouvez voir le menu déroulant Sélectionner un email ou Sélectionner numéro de téléphone où vous pouvez choisir à quelle adresse vous allez envoyer un email ou SMS (Conducteur/Propriètaire/Contracteur personnel ou professionnel email/téléphone). Dans le champ note, vous pouvez ajouter le texte que vous voulez partager avec vos clients.
- Réviser: Dans la partie inférieure du même écran, revoyez et si nécessaire ajustez les notes du mécanicien et/ou le prix que vous désirez partager avec le client. Chaque changement fait sur cet écran met automatiquement à jour l'information sur l'ordre de réparation.
- Envoyer: Dès que vous êtes prêt cliquer sur le bouton vert Envoyer. Une nouvelle icône
va apparaître sur l'ordre de réparation à côté des interventions.
- Réception par le client: Une fois que le client a reçu l'email, ils seront invités à cliquer sur le lien qu'il contient. Si le client vous informe qu'il n'a pas reçu l'email, il devrait vérifier leur dossier spam. Vous pouvez également vérifier l'adresse fût entrer correctement. Noter que vous pouvez renvoyer le courriel en cliquant encore sur le bouton envoyer. Tout progrès sera visible sur bar supérieur de l'ordre de réparation.
- Révision par le client: Le lien qu'ils doivent ouvrir va les rediriger à une page web qui va affiche une fenêtre (Page d'accueil) contenant votre note. Une fois qu'ils ont fermé la première fenêtre, ils vont voir sur la page principale une liste d'intervention séparée en deux parties: Les interventions initiales sont placées sur le top de la liste et celles optionnelles au le bas de la liste.
- Entrées par le client: Client doit sélectionner une décision pour chaque intervention listée.
- Réponse du client: Afin de mettre à jour Claire, le client doit cliquer sur le bouton Confirmer la commande au coin inférieur droit. Les réponses vont être rajoutées sur la colonne à côte de l'épinglette et du bouton snooze et chaque réponse est représentée par une des icônes suivantes
: Client veut fixer cet élément
: Client ne veut pas fixer cet élément
: Client veut être contacté
- Autoriser les interventions: Mettez à jour les interventions (pouces vers le haut ou vers le bas) dans l'ordre de réparation en égalant facilement les réponses du client.
Note : Lorsque vous
sélectionnez un émail ou un numéro de téléphone, vous pouvez voir le client en
gris comme suit :
Cela signifie que sur la page
du client, ce client a été exclu de recevoir des communications.
Note : La fenêtre contextuelle
suivante s’affiche lorsque vous mettez à jour un prix pour un élément de
question inclus dans un Rapport de diagnostic qui a déjà été ouvert :
Si vous cliquez sur Confirmer,
un nouveau émail avec le lien pour un Rapport de diagnostic mis à jour
sera automatiquement envoyé au Conducteur/Propriètaire/Contracteur.
Noter qu'une fois soumis, le
client ne peut pas modifier la page web de communication client.
Suivre le progrès :
Les icônes du module
communication client
: Envoyer l'offre
au client.
: Offre reçue mais non
vue par le client
: Offre reçue et vue
par le client
:Commande confirmé par le
client
: Commande n'est plus ouvert
pour des changements
:
Rapport de réparation peut maintenant être envoyé au
client
Bouton d'aperçu
Depuis la version 7.10.20, une
fois l’aperçu du diagnostic ou de la réparation ouvert par le destinataire, un
nouveau bouton sera visible sur la page des détails de l'ordre de réparation à
gauche du bouton de communication client. Lorsque vous cliquez dessus, un
nouvel onglet de votre navigateur s'ouvrira où vous pourrez consulter
la dernière communication client envoyée en lecture seule dans son
dernier état (répondu ou non).
Barre de progression:
Barre d'état d'avancement:
Bar flitre:
Cette fonctionnalité est
optionnelle. Si vous désirez l'inclure dans Claire, contactez notre centre de
support.
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