De pin functie is een effectieve manier voor de receptionist om een interventie te markeren en eventuele voortgang erop bij te houden. Het wordt gebruikt voor eenvoudige opmerkingen of om specifieke items onder garantie of terugroepactie te taggen. Door deze functie te gebruiken, vul je vervolgens de garantie dashboard functie in.

Interventie automatisch vastzetten

Als je locatie een Keyloop-configuratie heeft, zal het item dat als garantie is ingesteld in het DMS automatisch een pincode aanmaken of bijwerken en deze instellen als Garantietype.

Deze automatisch aangemaakte pinnen kunnen niet worden verwijderd, tenzij de item niet langer als garantie is ingesteld in het DMS.

Een pin toevoegen

Stap 1: Selecteer in de werkomschrijving de interventie titel of het sleutel icoontje om de interventie te bewerken.

Stap 2: Vervolgens opent de interventie, klik op de grijze pin achter de interventie om het dropdown menu te openen. Selecteer hier één van de opties, bijvoorbeeld garantie.

Stap 3: Hierna navigeer je automatisch naar het tabblad genaamd Garantie. Afhankelijk van het pin type kan deze ook Opmerkingen of Recall heten. Het garantie icoon verschijnt ook op de interventie.

Zodra je de opmerking/recall/garantie pin activeert, verschijnt er gelijk een log van deze actie in de Log Geschiedenis. Telkens wanneer je een veld invult in de pin en op Bijwerken klikt, wordt een nieuwe log aangemaakt.

De volgende pin iconen zijn zichtbaar afhankelijk van het pin type:

Het getal achter het icoon geeft aan hoevaak de pin is bijgewerkt.

In het tabblad heb je de volgende velden:

1. Nummervelden:

• Support #
• Claim #
• Ref #

2. Status bestelling:

• Dezelfde dag
• Bestellen
• Volgende dag
• Backorder
• Geleverd
• Bewaar onderdelen: Hiermee kun je aan de monteur doorgeven dat hij/zij de vervangen onderdelen moet bewaren.

3. Garantie type (alleen in te schakelen als het type Garantie is geselecteerd):

• Fabriek
• Coulance
• Carrosserie
• In reparatie
• Occasion
• Service

Het is mogelijk om de garantie types te verbergen, zodat alleen een bepaalde selectie zichtbaar is. Dit kan een gebruiker met de rol Dealer Admin of hoger wijzigen in het dealeroverzicht.

4. Pin Status (alleen ingeschakeld als het type Garantie of Recall is geselecteerd):

• Support
• In behandeling
• Meer info
• Geaccepteerd
• Geweigerd
• Te claimen
• Geclaimd
• Gefactureerd
• Aanvragen

5. Notitieveld

• Hier kun je een Notitie invullen om meer informatie te verschaffen over de pin.
• Via het dropdown menu Kies antwoord kun je ook kiezen voor een vooraf ingevulde notitie.
• Het is mogelijk om een notitie te markeren als belangrijk door het vinkje aan te zetten bij Belangrijk.
• Als laatste heb je de moglijkheid om een Bijlage toe te voegen aan de notitie.

​

Afhankelijk van de rol van de gebruiker, veranderd de kleur van het naamvakje:

• Rood met schild: Garantie manager

• Oranje met sleutel: Monteur

• Groen met sleutel: Chef werkplaats

• Blauw met potlood: Overige desktop rollen zoals Receptionist en Dealer Admin

​

Kleur van de pin

Zoals te zien is in bovenstaand voorbeeld is het icoon van de garantiepin rood. In de afsprakenpagina is de rode garantiepin ook te zien bij deze werkorder. Daarnaast is de naam van de bestuurder/eigenaar/contractant ook gemarkeerd in rood.

Dit komt omdat de handtekening van de klant ontbreekt voor de garantiepin. Deze kan tijdens de volgende klantcommunicatie worden toegevoegd:

• Online check-in
• Kiosk check-in
• Sleutelkluis check-in
• Balie check-in
• Diagnoseoverzicht
• Balie check-uit

Wanneer de handtekening is toegevoegd wordt het icoon en de naam van bestuurder/eigenaar/contractant blauw.

In het geval van Garantie of Recall kan het pinicoon ook oranje zijn, afhankelijk van de locatieinstellingen. Dat betekend dat het Support# en/of Claim# veld leeg is.

Info: Neem contact op met support@claireit.eu om de instellingen voor de pin functie aan te passen. Standaard staan de pin instelling voor rood en oranje uit.

Print overzicht

Het print overzicht toont de volgende informatie:

• Afspraakinformatie
• Klantinformatie (Met de knop linksboven uit of aan te zetten)
• Auto informatie
• Resultaten van de uitgevoerde checklist met foto's, opmerkingen en statussen.
• Pin notities die als belangrijk zijn gemarkeerd
• De log geschiedenis van de pin