Diagnoseoverzicht versturen
Met deze functie kunt u in een overzicht rechtstreeks de
status van de auto en het meerwerk vanuit Claire aan uw klant
communiceren. Dit kan zowel per e-mail of SMS. Zodra de klant het meerwerk heeft goedgekeurd is dit
duidelijk zichtbaar op de werkorder in Claire.
Hoe wordt het diagnose overzicht verstuurd?
Nadat de monteur de controle uitgevoerd heeft, kan de
receptie direct het meerwerk voorzien van een prijs en de items naar de klant
sturen.
Druk op de knop voor klant communicatie in de
rechterbovenhoek van de werkorder:
Er verschijnt een pop-up venster. In het bovenste gedeelte
van dit scherm ziet u een dropdown waar u het gewenste e-mailadres kunt
selecteren. In het notitie veld kunt u tekst toevoegen die u met uw klant wilt
delen:
Bekijk alle werkzaamheden die u naar de klant wilt sturen.
Naast elk item ziet u een oog icoon. Dit icoon geeft weer of het zichtbaar is
voor de klant. Indien u een bepaalde werkzaamheid niet zichtbaar wilt hebben
zorg er dan voor dat u het juiste icoon selecteert.
Sturen naar de klant / toon in het diagnoseoverzicht | ||
Niet naar de klant sturen / niet tonen in het diagnoseoverzicht |
Klik rechtsonder op Verstuur - het
diagnoseoverzicht wordt naar de klant gestuurd.
De werkorder krijgt een nieuwe status
en op de
werkorderdetailpagina ziet u in de statusbalk dat het diagnoseoverzicht naar de
klant is verzonden:
Nadat de klant de e-mail heeft ontvangen, ziet de klant een
knop ¨Open¨ om te klikken.
Zodra de klant hierop geklikt heeft, ziet u in de status
balk een nieuwe melding:
Volgende status in de statusbalk verschijnt indien de klant
op de offerte heeft gereageerd:
Wat ziet uw klant in het diagnoseoverzicht?
De link (knop OPEN) in de e-mail, leidt de klant door naar
een webpagina, welke geheel in uw huisstijl gemaakt kan worden. Het volgende venster
(het welkomstscherm) zal worden weergeven:
Zodra de klant op SLUITEN klikt, wordt het diagnoseoverzicht
geopend met een lijst van geplande werkzaamheden en gevonden items, verdeelt in
4 categorieën:
1. Geplande services
2. Noodzakelijke items
3. Geadviseerde items
4. Gecontroleerde items die naar behoren werken
De klant maakt zijn keuze voor elke vermelde item met
contact opnemen of
akkoord geven / in
winkelmandje toevoegen.
Voor geadviseerde items, kan een optie
voor niet akkoord geactiveerd
worden.
Aan het eind van het overzicht krijgt uw klant de
mogelijkheid om eventueel aanvullende opmerkingen toe te voegen:
Rechts in het overzicht ziet de klant de gekozen
werkzaamheden in 3 delen:
- Geplande services
- Aanvullende items om te repareren (beantwoord met het winkelmand icoontje)
- Er wordt contact met u opgenomen voor (beantwoord met telefoon icoontje)
Klant heeft ook gelijk een overzicht van de prijzen (indien
ingesteld op locatie), begroting (prijzen incl. btw) en totaal btw.
Zichtbaarheid van prijzen hangt van uw DMS af en kan per
locatie worden weergegeven.
Wat ziet de receptionist nadat de klant beantwoord heeft?
In de afsprakenlijst kan de receptionist gelijk zien dat de
klant op het diagnoseoverzicht gereageerd heeft:
Als u nu de werkorder opent komt u op de afspraakdetail
pagina waar u een volledige overzicht heeft.
Op de afspraakdetailpagina van de WO heeft de receptionist
een overzicht van items waar de klant op gereageerd heeft.
Antwoorden worden toegevoegd in de kolom naast de pin- en
snooze knop en elk antwoord wordt weergegeven met één van de volgende
pictogrammen:
1. | Klant wil dit item repareren | |
2. | Klant wil dit item niet repareren | |
3. | Klant wil gecontacteerd worden | |
4. | Klant heeft niet beantwoord / Niet van toepassing |
Werk autoriseren: de receptionist moet aangeven
met duim omhoog / duim omlaag wat de keuze van de klant is. Hierdoor kan de
monteur zien wat hij mag uitvoeren.
In Belangrijke items verschijnt een Klantcommunicatie
log met opmerkingen en vragen van de klant (indien ingevuld is door de
klant)
Klik op het rode kruisje om aan te geven dat het item/de
vraag van de klant is afgehandeld.
Je kunt de opmerking ook delen en de bijgevoegde video en
afbeelding zichtbaar maken voor de monteurs.
Klik op de knop aangegeven door de rode pijl in de
onderstaande afbeelding:
De volgende modal wordt geopend. Schakel de knop Zichtbaar
voor monteur in:
Zodra dit klaar is, zien de monteurs de opmerkingen in de
afspraak detailpagina:
Klantcommunicatie log
Als u op het icoon Klantcommunicatie log klikt, opent een
nieuw venster met een log van de beantwoorde communicatie. In de log ziet u een
overzicht van datum en tijd van verzonden en/of beantwoorde e-mail en de
klantinformatie (naam, e-mailadres, IP adres).
Indien er aanpassing zijn geweest in de offerte, kan het
diagnoseoverzicht nogmaals op dezelfde manier worden verstuurd.
Related Articles
Diagnoseoverzicht versturen (V8)
Met deze functie kun je in één overzicht de status van de auto en het meerwerk vanuit Claire aan je klanten communiceren. Dit kan via e-mail of via SMS. Zodra de klant het meerwerk heeft goedgekeurd is dit duidelijk zichtbaar op de werkorder in ...De klantcommunicatie module instellen
E-mail voor communicatie module bewerken Stap 1: Klik in het hamburgermenu onder het gedeelte klantcommunicatie op Templates. Stap 2: Selecteer de template die je wilt wijzigen. Met het oogpictogram wordt weergegeven of de template actief (groen) of ...De klantcommunicatie module instellen
E-mail voor communicatie module bewerken Stap 1: Klik in het hamburgermenu onder het gedeelte klantcommunicatie op Templates. Stap 2: Selecteer de template die je wilt wijzigen. Met het oogpictogram wordt weergegeven of de template actief (groen) of ...Klantcommunicatie instellingen (V8)
De klantcommunicatie instellingen pagina is te vinden in het hamburgermenu: Bovenaan de pagina staan verschillende koppen. Door te klikken op één van deze koppen scroll je automatisch naar het gewenste onderwerp. Daarnaast staat de opslaan knop ook ...De klant communicatie log (V8)
De Klant communicatie log is het laatste veld op de Afspraak detailpagina. Je vindt deze in de Activiteiten log. In deze log kun je alle details bekijken van de communicatie die door de klant is getekend en beantwoord, zoals de online check-in, het ...