Diagnoseoverzicht versturen (V8)
Met deze functie kun je in één overzicht de status van
de auto en het meerwerk vanuit Claire aan je klanten communiceren. Dit kan via
e-mail of via SMS. Zodra de klant het meerwerk heeft goedgekeurd is dit
duidelijk zichtbaar op de werkorder in Claire.
Veranderingen in vergelijking met V7:
- In V8 kan maar één keer een diagnoseoverzicht per werkorder worden verstuurd.
- Alle check items moeten omgezet worden naar interventies zodat ze getoond kunnen worden naar de klant
- Het duimpje om een interventie goed te keuren is in V8 veranderd naar een rood kruisje en groen vinkje.
Hoe wordt het diagnose overzicht verstuurd?
Nadat de monteur de controle heeft uitgevoerd, zal de
receptionist de gevonden noodzakelijke en advies punten omzetten naar
interventies en het meerwerk voorzien van prijs. Daarna verstuurt de
receptionist de items naar de klant.
De klant heeft nog geen akkoord gegeven voor het gevonden
meerwerk, deze punten zijn daarom nog aangegeven met een rood kruisje. In de
diagnose / offerte kan de klant wel of geen akkoord geven op de gevonden
punten.
Druk op de knop voor klant communicatie in de
rechterbovenhoek van de werkorder:
Er verschijnt nu een pop-up venster. In het bovenste
gedeelte van dit scherm zie je een dropdown met het e-mailadres van de
klant en een optie om handmatig een e-mailadres toe te voegen.
Je kunt hier ook kiezen voor niet versturen per
e-mail. Wanneer je hierop klikt wordt het veld voor het versturen via
SMS beschikbaar.
In het notitie veld kun je tekst toevoegen
die je met de klant wilt delen.
Onder Werkomschrijving zie je de
werkzaamheden en een knop voor prijzen inclusief btw %, deze staat standaard
aan.
Wanneer er vervangende banden zijn toegevoegd aan de
werkorder, dan zijn deze automatisch te zien op het diagnoseoverzicht.
De klant kan dan in het diagnoseoverzicht kiezen voor een
vervangende band.
Bekijk alle werkzaamheden die je naar de klant wilt sturen.
Naast elk item zie je een oog icoon. Dit icoon geeft weer of het zichtbaar is
voor de klant.
Indien je bepaalde werkzaamheden niet zichtbaar wilt hebben,
zorg er dan voor dat je het juiste icoon selecteert:
|
|
Sturen naar de klant / tonen in het diagnoseoverzicht |
|
|
|
Niet naar de klant sturen / niet tonen in het diagnoseoverzicht |
Klik rechtsonder op Diagnose overzicht versturen om
het diagnoseoverzicht naar de klant te sturen.
De werkorder krijgt nu een nieuwe status:
en op de werkorder
detailpagina zie je in de statusbalk dat het diagnoseoverzicht naar de klant is
verzonden:
In de Activiteiten log onderaan de WO
detailpagina wordt het klantcommunicatie proces (verzonden, geopend,
beantwoord) opgeslagen met het tijdstip van de activiteiten:
Uitleg van het diagnoseoverzicht proces icoontjes
Deze icoontjes zijn rechtsboven in de werkorder te zien:
|
|
Stuur het diagnoseoverzicht / de offerte naar de klant. |
|
|
Het diagnoseoverzicht / de offerte is ontvangen, maar niet geopend door de klant. |
|
|
Het diagnoseoverzicht / de offerte is ontvangen en gelezen door de klant. |
|
|
Het diagnoseoverzicht / de offerte is beantwoord door de klant. |
|
|
Het pijl icoon is zichtbaar zodra het diagnoseoverzicht is verstuurd. Door hierop te klikken opent een nieuw venster met het diagnose overzicht in read-only formaat. Hiermee kun je het live volgen en heb je altijd overzicht. |
Wat ziet de receptionist nadat de klant beantwoord heeft?
De volgende afspraakstatus verschijnt in de afspraak
detailpagina en de afsprakenlijst (desktop en tablet) wanneer de klant op de
offerte heeft gereageerd:
Op de afspraak detailpagina van de WO heeft de receptionist
een overzicht van items waar de klant op heeft gereageerd:
Elk antwoord wordt weergegeven met één van de volgende
pictogrammen:
|
1. |
|
Klant wil dit item laten repareren |
|
2. |
|
Klant wil dit item niet laten repareren |
|
3. |
|
Klant wil gecontacteerd worden |
Werk autoriseren
Werk autoriseren: de receptionist moet nu
aangeven met het rode kruisje of groene vinkje wat de keuze van de klant is.
Zodra de werkomschrijving het groene vinkje krijgt en een
prijs heeft, wordt de Goedgekeurd totaal kolom bijgewerkt.
Hierdoor kan de monteur zien welke werkzaamheden uitgevoerd
moeten en mogen worden in de eindcontrole:
Indien de klant een opmerking heeft achtergelaten bij het
beantwoorden van het diagnose overzicht, is de opmerking gelijk zichtbaar in de
afspraak detailpagina in het veld Klant acties:
Klik op het rode kruisje om aan te geven dat de klant
opmerking is afgehandeld en indien de werk uitgevoerd moet worden door de
monteur, zet de opmerking om naar een interventie met het plusje:
De klant opmerking verschijnt dan bij het Werkomschrijving
veld. Klik op het rode kruisje
om de werkomschrijving
zichtbaar te maken voor de monteur.
Klant communicatie log
In het veld Activiteiten log verschijnt een nieuwe
knop: Klant communicatie log. Door deze te openen krijg je een log
van de beantwoorde communicatie(s). Deze log bevat een overzicht met de datum
en tijd van de verzonden en/of beantwoordde e-mails, de klantinformatie (naam,
e-mailadres, IP adres) en de geaccepteerde overeenkomsten.
Wat ziet de klant in het diagnoseoverzicht?
De link (knop Open) in de e-mail leidt de klant
door naar een webpagina, welke geheel in de bedrijfs huisstijl gemaakt
kan worden. Het volgende venster / welkomstscherm zal worden weergeven:
Zodra de klant op Sluiten klikt, opent het
diagnoseoverzicht met een lijst van geplande werkzaamheden en gevonden items,
verdeeld in de categorieën Goedgekeurd en Goedkeuring
vereist.
Achter elke interventie kan de klant zijn keuze aangeven
door middel van de volgende icoontjes:
|
|
Contact opnemen. |
|
|
|
Geen akkoord geven. Alleen voor geadviseerde items. |
|
|
|
Akkoord geven / in winkelmandje toevoegen. |
Indien de monteur de banden heeft gecontroleerd dan
verschijnt er ook een bandenoverzicht.
Aan het eind van het overzicht krijgt de klant de
mogelijkheid om eventueel aanvullende opmerkingen toe te voegen:
Rechts in het overzicht ziet de klant de gekozen
werkzaamheden in 4 delen:
- Goedgekeurde services (geplande services & services die beantwoord zijn met het winkelmand icoontje)
- Er wordt contact met u opgenomen over (services die beantwoord zijn met het telefoon icoontje)
- Overeenkomsten van de dealer locatie
- Knop Bevestig
De klant heeft ook gelijk een overzicht van de prijzen* (indien ingesteld op
locatie) en een begroting met prijzen incl. btw.
* Zichtbaarheid van prijzen hangt van het DMS af en kan
per locatie worden weergegeven.
Nadat de klant op Bevestig klikt,
verschijnt een pop up met de bevestiging:
Related Articles
Diagnoseoverzicht versturen
Met deze functie kunt u in een overzicht rechtstreeks de status van de auto en het meerwerk vanuit Claire aan uw klant communiceren. Dit kan zowel per e-mail of SMS. Zodra de klant het meerwerk heeft goedgekeurd is dit duidelijk zichtbaar op de ...Reparatieoverzicht versturen
Als onderdeel van de module Klantcommunicatie kunt u met deze nieuwe functie het reparatieoverzicht naar de klant sturen. Het rapport bevat de volgende informatie: Algemene informatie over de afspraak Datum of km stand van het volgende onderhoud die ...Reparatieoverzicht versturen (V8)
Als onderdeel van de module klantcommunicatie kun je met deze functie de klant een reparatieoverzicht sturen. Het rapport bevat de volgende informatie: Algemene informatie over de afspraak Datum of km stand van het volgende onderhoud die plaats moet ...Vervangende tablet versturen
Beste, We gaan de tablet zo snel mogelijk opsturen. De inloggegevens zijn gewijzigd: Gebruikersnaam: Wacthwoord: Hiermee kan hij handmatig inloggen via Claire login op een andere tablet. Met de nieuwe tablet kan hij weer gebruike maken van Inloggen ...Maximaal aantal dagen dat vooraf is ingesteld voor de check-in
De online check-in tool biedt klanten de mogelijkheid om het afgesproken werk te bekijken voorafgaand aan hun afspraken. Hier volgt uitleg hoe u het maximaal aantal dagen voordat een mail naar de klant wordt verstuurd vanuit de check-in tool kunt ...