Deze afspraak staat gepland voor vandaag. Er is nog niet gewerkt aan de auto en de sleutel is nog niet aanwezig.

Klant komt de auto brengen.

Stap 1. Zoek het kenteken via de zoekbalk, open de werkorder en neem deze met de klant door. Heeft de klant nog extra opmerkingen, noteer deze eerst in Claire via het plusje bij de werkomschrijving.

Stap 2. Start de desk check-in en laat de klant digitaal tekenen. De auto is nu automatisch binnengemeld in Claire.

Geen desk check-in? Klik dan op 'auto in werkplaats' om de auto binnen te melden.

  Auto binnen: Als de auto is binnen gemeld, verschijnt er een "dakje" boven het auto-icoon in Claire, wat aangeeft dat de auto aanwezig is. De monteur kan nu de auto controleren.

De monteur begint met controle van het voertuig.

  Controle gestart: De monteur is gestart met het controleren van het voertuig.

  Controle gereed: De monteur heeft alle nodige checklijsten ingevuld. De chef werkplaats beoordeeld deze controles en voegt eventueel ontbrekende informatie toe. Hierna zet de chef werkplaats de werkorder op 'Offerte maken' als er een offerte gemaakt moet worden voor meerwerk Of hij klikt op 'Klant akkoord' als er geen meerwerk uit de controle gekomen is.

De offerte kan gemaakt worden.

  Offerte maken: 

Stap 1. Open de werkorder en bekijk welk extra werk de monteur gevonden heeft. 

Stap 2. Boek de onderdelen, pakketten en uren op in DMS.

Stap 3. Zet de gevonden items van de monteur om naar interventies en voeg de prijzen toe.

Na het opslaan verschijnt de nieuwe interventie in de Werkomschrijving, onder de bestaande interventies. Je herkent deze aan het noodzakelijk of geadviseerd icoontje.

Neem contact op met de klant voor akkoord.

  Contact opnemen:

Stap 1. Klik op contact opnemen om aan te geven dat jij deze werkorder oppakt en contact opneemt met de klant.

Stap 2. Bel de klant / doe de ROB aanvraag.

Stap 3. Geef in de werkomschrijving aan door middel van het vinkje of kruisje aan met welke interventies de klant wel of niet akkoord gaat.

Stap 4. Zet de werkorder in status 'Klant akkoord'.

  Klant akkoord: De klant is akkoord met de offerte. De monteur weet nu wat er gerepareerd mag worden van de extra gevonden werkzaamheden.

Stap 1. Kijk of er onderdelen klaargelegd of besteld moeten worden.

Stap 2. Zet het juiste winkelwagentje aan zodat het magazijn weet dat ze de onderdelen moeten klaarleggen of bestellen.

De monteur voert de werkzaamheden uit.

  Auto gereed: De monteur heeft de werkzaamheden uitgevoerd, de auto is klaar.

  Kwaliteitscontrole: De chef heeft een kwaliteitscontrole uitgevoerd.

De werkorder kan nu gefactureerd worden.

Stap 1. Open de werkorder in Claire.

Stap 2. Open de werkorder in DMS.

Stap 3. Kijk in Claire wat er uitgevoerd is en factureer de werkorder.

Stap 4. Zet het dollar icoontje aan om aan te geven dat deze werkorder gefactureerd is.

Teruggave van de auto aan de klant.

Stap 1. Geef de sleutel mee met de klant.

Stap 2. Meld de auto buiten in Claire. Zo weet iedereen dat de auto niet meer aanwezig is.

Overige belangrijke informatie.

  Extra info: Er is om meer informatie gevraagd aan de monteur door een serviceadviseur, het magazijn of door de chef. De werkorder wordt hiermee opnieuw geopend en maakt het mogelijk om extra dingen vast te leggen door de monteur.

Bijvoorbeeld: Er moet een aanvullende diagnose gedaan worden, er is iets niet duidelijk voor de receptie of er missen nog foto's.

  Garantie: Deze werkzaamheden vallen onder garantie.

  Recall: Deze werkzaamheden vallen onder een terugroepactie.