Deze Best Practice is bedoeld om de werkwijze in V8, voor het vastleggen van meerwerk, uit te leggen.

Nieuwe afspraak

Nadat een werkorder is aangemaakt in het DMS, importeerd deze in Claire als een nieuwe afspraak. Een monteur kan hier een controle op starten zodra de auto is binnengemeld.

Open de werkorder in Claire en klik op onerstaand icoon om deze binnen te melden.

Daarna verschijnt er een dakje boven het auto icoon. De monteur kan nu een controlelijst starten.

Tijdens de controle vindt de monteur punten die hij markeert als noodzakelijk of geadviseerd vervangen. Het is de bedoeling dat de receptionist dit meerwerk in het DMS zichtbaar maakt, zodat dit aan de klant kan worden aangeboden. Daarvoor zijn er 2 werkwijzes: Verbinden aan of omzetten naar interventie. Welke werkwijze je gebruikt is afhankelijk van welk systeem je gebruikt: Servicebox, Autoline of Koskamp. Hieronder staat uitgelegd welke je moet gebruiken.

Zet allereerst de status van de werkorder op Offerte maken, zodat andere gebruikers dit weten.

Meerwerk via Servicebox

Verbinden aan interventie

Bij het gebruik van Servicebox is de werkwijze om meerwerk te verbinden aan interventies. Dat doe je op de volgende manier:

Stap 1: Maak een interventie aan in Servicebox.

Stap 2: Ga in Claire naar het item in de controlelijst en klik op het plusje, selecteer hier Aan interventie verbinden.

Stap 3: Hierna opent het scherm om het item te verbinden met een interventie. Klik op het koppelicoon achter de interventie vanuit Servicebox.

Stap 4: Nadat het item is verbonden verschuift de interventie naar onder in de werkomschrijvingsveld. Aan het advies/noodzakelijk icoon kan je zien dat een item is verbonden.

Gemaakte foto's en video's bij dit item door de monteur, zijn nu zichtbaar op de interventie. Klik op het bijlage icoon om deze te zien.

Je kunt maar één item aan één interventie verbinden.

Let op: Het is niet mogelijk om een verbinding tussen een item en interventie ongedaan te maken.

Meerwerk via Autoline of Koskamp

Omzetten naar interventie

Bij het gebruik van Autoline of Koskamp is de werkwijze om meerwerk om te zetten naar interventie. Dat doe je op de volgende manier:

Stap 1: Bij een werkorder waar een controlelijst zojuist is gedaan, is het tabblad voor de controlelijst verschenen. Klik op het pusje achter een item en selecteer Omzetten naar interventie.

Stap 2: Hierna opent het interventie scherm. Afhankelijk van de informatie die de monteur heeft toegevoegd, zijn de velden vooraf ingevuld. Werk deze zo nodig bij en klik op Opslaan.

Het is noodzakelijk bij Keyloop dat er minimaal 1 subitem wordt toegevoegd. Voeg bijvoorbeeld een subitem toe waarin de opmerking van de monteur staat.

Stap 3: Nadat je op opslaan hebt geklikt, verschijnt de nieuwe interventie in de Werkomschrijving. Deze verschijnt onder de huidige interventies en kun je herkennen door het noodzakelijk of geadviseerd icoontje voor de interventie.

Stap 4: De interventie wordt teruggeschreven naar Autoline als een Job, verrijk deze hier via Autoline of Koskamp.

Stap 5: Daarna importeert de Job met de verrijking vanuit Autoline naar Claire. Hier kun je verdere informatie toevoegen, zoals de garantie pin, een bijlage of goedkeuren voor reparatie etc. Klik na eventuele bewerkingen op Opslaan.

Offerte gereed

Nadat het meerwerk is omgezet naar interventie en dit verrijkt is vanuit het DMS, zet je de WO op Offerte gereed en kun je contact opnemen met de klant.