Online check-in
Als onderdeel van de Klantcommunicatie module biedt de Online check-in tool klanten de
mogelijkheid om, voorafgaand aan hun afspraak, het overeengekomen werk te
accepteren.
Bovendien krijgt de klant automatisch extra services of
acties aangeboden, afhankelijk van het automerk. Als de klant de online
check-in heeft voltooid hoeft hij alleen de autosleutel te
overhandigen.
Het gebruik van de Online check-in
Stap 1
Configureer het online inchecken voor je locatie:
- Voor de activatie neem contact op met Claire via support@claireit.eu
Stap 2
Standaard ontvangen klanten 3 dagen vóór de afspraak een
e-mail of SMS (afhankelijk van het voorkeurskanaal welke is geselecteerd door
je klant). Met de template wordt de link naar de online check-in webpagina met
de volgende informatie verstuurd:
De online check-in kan handmatig worden verzonden:
Bijvoorbeeld wanneer de klant zijn auto een paar dagen voor
de afspraakdatum brengt, voordat de online check-in is verzonden.
Afspraak details
- Details over afspraak
- Details over auto
- Details over klant
Geplande services
- Lijst van geplande werkzaamheden
- Eventuele opmerkingen
- Prijzen incl. btw.*
Optionele services
- Lijst met aangeboden diensten (Carwash, binnenreiniging, etc.)
- Beschrijving van de aangeboden diensten
- Prijzen incl. btw.*
- URL-link (indien toegevoegd)
- Optie om de diensten te accepteren of klantverzoek om gecontacteerd te worden.
Klant Opmerkingen
- Onderwerp
- Omschrijving
- Bestanden
*Het is mogelijk om de prijs te verbergen bij garantie
interventies/items. Dan staat er 'Garantie' onder prijs.
Op de welkomstpagina kan de klant zijn voorkeur ingeven voor
communicatie. Dat kan via SMS of e-mail. De klant heeft ook een optie om
zijn/haar telefoonnummer of/en e-mailadres aan te passen. Indien deze zijn
bijgewerkt zijn deze gegevens zichtbaar op de afspraakdetailpagina in de
klantcommunicatie log. Het voorkeurskanaal voor communicatie zal worden
bijgewerkt bij de klantinformatie in Claire.
In dit stadium kunnen klanten de afspraak en de geplande
interventies vooraf bekijken. Ze hebben de mogelijkheid om 1 of meer extra
diensten te bestellen. Ten slotte kunnen ze opmerkingen delen over de problemen
met de auto.
Voordat klanten de bestelling bevestigen, moeten ze de
verplichte online check-in-overeenkomsten accepteren.
Slechts één ontvanger ontvangt de e-mail, ofwel:
- Bestuurder
- Eigenaar
- Contractant
E-mail wordt verstuurd naar de eerstvolgende met een
beschikbaar e-mailadres in de bovenstaande volgorde.
Opmerking: klanten
kunnen inchecken tot en met de dag voor de afspraakdatum.
Let op!
Online check-in wordt verzonden tussen 19:00 en 21:00
uur.
Handmatig online check-in versturen
Wanneer de auto in de toekomst staat en er is nog geen
online check-in verstuurd kan deze handmatig worden verstuurd.
De receptionist kan op het envelop icoontje
klikken en de online
check-in handmatig versturen.
Stap 3
Als een klant een check-in dienst heeft geselecteerd en/of
een opmerking heeft toegevoegd, ziet de receptionist een bepaald nieuw
icoontje
op de afsprakenlijst en
wordt de afspraak vastgezet. Het blijft daar staan zolang de online check-in
items die het bevat, niet worden afgehandeld.
Zodra je de afspraak opent, vindt je boven de sectie
Werkomschrijvingen een nieuwe sectie waarin je de klantselecties en eventuele
toegevoegde opmerkingen kan zien:
De nieuwe regels boven de werkomschrijvingen tonen klant
keuzes en eventuele toegevoegde opmerkingen of afbeeldingen.
De reactie van de klant moet altijd automatisch zichtbaar
zijn in Claire. Je kan deze volgen in de voortgangsbalk of in het klantcommunicatie logboek. Als om onvoorziene redenen
de reactie van een klant wordt uitgesteld, neem dan contact met ons op
via support@claireit.eu.
Je kan de opmerking ook delen en de bijgevoegde video en
afbeelding zichtbaar maken voor de monteurs. Klik op de knop aangegeven door de
rode pijl in de onderstaande afbeelding:
De volgende modal wordt geopend. Schakel de knop Zichtbaar
voor monteur in:
Zodra dit klaar is, zien de monteurs de opmerkingen in de
afspraak detailpagina:
Stap 4
Standaard wordt elk item welke nog niet afgehandeld is geïdentificeerd met het volgende pictogram
Standaard wordt elk item welke nog niet afgehandeld is geïdentificeerd met het volgende pictogram
.
Voor afgehandelde items ziet u het volgende pictogram
.
Echter, bij opmerkingen opent het interventie toevoegen venster, automatisch ingevuld
met informatie uit de opmerking. Het maakt niet uit of je hier op bevestigen of
annuleren klikt, het pictogram veranderd als bovenstaand.
Hetzelfde gebeurd bij services als de optie Omzetten
naar interventie aanstaat. Echter wanneer je de interventie toevoegt,
dan wordt deze verwijderd uit de Online check-in service sectie.
Stap 5
Zodra alle items van de afspraak in behandeling zijn
genomen, wordt de afspraak alleen op de geplande datum weergegeven met de
volgende icoon
en de naam van de
eigenaar/bestuurder/contractant wordt blauw gemarkeerd.
Zodra de online check-in is beantwoord, wordt op de
afsprakenlijst pagina het veld voor de naam van de eigenaar/bestuurder/aannemer
nu blauw gemarkeerd.
Related Articles
Introductie van de online check-in tool
Doel Als onderdeel van de Klantcommunicatie module biedt de online check-in tool klanten de mogelijkheid om, voorafgaand aan hun afspraak, het overeengekomen werk goed te keuren. Bovendien krijgt de klant automatisch extra activiteiten of acties ...Introductie van de online check-in tool
Doel Als onderdeel van de Klantcommunicatie module biedt de online check-in tool klanten de mogelijkheid om, voorafgaand aan hun afspraak, het overeengekomen werk goed te keuren. Bovendien krijgt de klant automatisch extra activiteiten of acties ...Online Check-in services en opmerkingen omzetten in interventies
Met deze functie kan de receptionist een online check-in service en/of opmerking omzetten naar interventies. Dit maakt het voor de monteur duidelijk dat deze extra service moet worden voltooid. Activeren Stap 1 Navigeer naar Check-in Services in de ...Check -in services toevoegen en configureren
Klantcommunicatie module biedt in de online en desk check-in tool klanten de mogelijkheid om het afgesproken werk te herzien en aanvullende diensten te selecteren. Wat is een check-in service? Check-in service is een aanvullende dienst die je per ...Check -in services toevoegen en configureren
Klantcommunicatie module biedt in de online en desk check-in tool klanten de mogelijkheid om het afgesproken werk te herzien en aanvullende diensten te selecteren. Wat is een check-in service? Check-in service is een aanvullende dienst die je per ...