Soms is het nodig om een afspraak in Claire te annuleren. In dit artikel wordt stap voor stap uitgelegd hoe je dat doet. We behandelen ook hoe je een geannuleerde afspraak kunt herkennen en heropenen.

Hoe annuleer je een afspraak in Claire?

Stap 1:

Open de afspraak die je wilt annuleren.

Stap 2:

Klik op de Annuleer-knop (zie afbeelding hieronder).

Stap 3:

Kies een reden voor het annuleren van de afspraak.

Je kunt kiezen uit de volgende opties:

• Klant niet op komen dagen
• Geannuleerd door klant
• Geannuleerd door dealer
• Anders

Als je Anders selecteert, verschijnt er een veld waarin je zelf een reden kunt invoeren.

Stap 4:

Klik op Annuleren om de annulering te bevestigen.

Hoe herken je een geannuleerde afspraak?

Een geannuleerde afspraak is te herkennen aan het symbool/status op de afspraak detailpagina (zie afbeelding hieronder).

Let op:

Bij het annuleren van een afspraak wordt de Online check-in niet verzonden.

Als de check-in al verzonden is, wordt de communicatie gesloten en kan deze niet meer beantwoord worden.

Activiteitenlog

Je kunt ook zien dat een afspraak is geannuleerd in de activiteitenlog van de afspraak. Hier wordt de annulering geregistreerd, inclusief de reden en de gebruiker die de annulering heeft uitgevoerd.

Hoe heropen je een geannuleerde afspraak?

Als je de rol Dealer admin hebt, kun je een afspraak heropenen door op de Heropenen-knop te klikken (zie afbeelding hieronder).

Let op:

Werkorders die via het DMS geannuleerd zijn, kunnen opnieuw worden geopend in Claire. Volg hiervoor de volgende stappen:

1. Pin de geannuleerde afspraak.
2. Pas de afspraakdatum aan in het DMS en open de afspraak opnieuw.
3. Wacht 5 minuten tot de volgende update.