Utiliser l'enregistrement en ligne
L'outil
de l'enregistrement en ligne donne aux clients la possibilité, avant leur
rendez-vous, de revoir le travail convenu. De plus, le client se verra
automatiquement proposer des activités ou promotions supplémentaires en
fonction de la marque de la voiture. Ainsi, lorsque vos clients viennent
apporter leur voitures pour l’enregistrement, le travail à faire a déjà été
convenu.
Débuter
Configurer
l'enregi
strement en ligne pour votre emplacement :
comment
ça marche
Par
défaut, 3 jours avant le rendez-vous, à 7pm, les clients recevront
un mail avec un message prédéfini qui comprend un lien vers la page Web
d'enregistrement en ligne et qui contient les informations suivantes:
- Détails du rendez-vous
- Détails sur votre rendez-vous
- Détails sur la voiture
- Détails sur le client
- Services planifiés
- Liste d'articles
- Remarques
- Prix
- Services optionnels
- Liste des services offerts (lavage de voiture, nettoyage intérieur, etc.)
- Description des articles
- Prix
- Lien URL(Si ajouté)
- Option d'accepter ou non, similaire à une liste de courses.
- Commentaires du client
- Titre
- Description
- Fichiers
À ce
stade, les clients peuvent revoir le rendez-vous et les interventions planifiées
à l'avance. Ils ont la possibilité de commander un ou plusieurs services (voir
les détails à ce sujet dans cet article). Enfin, ils peuvent partager des
remarques sur les problèmes du véhicule. Avant de confirmer la commande, les
clients doivent accepter l'accord d'enregistrement en ligne (voir les détails à
ce sujet dans cet article).
Remarque: Actuellement si vous
supprimez un rendez-vous dans votre DMS après son transfer vesr Claire. Le
rendez-vous demeura visible dans Claire, donc si une communication Enregistrement
en ligne sera envoyée au client sauf si vous annulez le rendez-vous.
S'il est déjà envoyé mais sans réponse, vous pouvez toujours annuler le
rendez-vous, il le fermera donc aucun nouveau service ne pourra être accepté.
Noter qu'au jour du rendez-vous, les clients ne peuvent plus ouvrir
l'enregistrement en ligne.
Note : un seul destinataire
recevra le mail, et cela, dans l’ordre suivant :
- Conducteur
- Propriétaire
- Contractant
Note : une communication de
l’Enregistrement en ligne sera envoyée à 7pm, 3 jours (par défaut)
avant la date prévue du rendez-vous.
Une communication ne sera pas envoyée pour un rendez-vous planifié dans un
nombre inférieur de journée (Par exemple : une entrée sans prise de
rendez-vous).
Étape 3
Si le
client a fait une sélection ou a ajouté un commentaire, vous verrez une
nouvelle et particulière icône
sur la liste des ordres de réparation et le
rendez-vous sera épinglé. Il y restera tant que les éléments d’enregistrement
en ligne qu’il contient ne seront pas traités.
En
cliquant simplement dessus, la page de détail du rendez-vous s'ouvrira et une
nouvelle section au-dessus de l'intervention affichera les sélections des
clients et toutes les remarques ou photos ajoutées.
La réponse du client doit
toujours être automatiquement visible dans Claire, vous pouvez la suivre dans
la barre de progression ou dans le journal de communication client. Si pour une raison imprévue, une réponse du client est retardée, veuillez
nous contacter à support@claireit.eu.
Vous
pouvez également partager la remarque et les vidéos et/ou les images jointes
avec les mécaniciens. Cliquez sur le bouton indiqué par la flèche rouge dans
l’image ci-dessous.
Le
module suivant s’ouvrira, il suffit de basculer sur le bouton à gauche de Visible
pour les mécaniciens.
Une
fois terminé, les mécaniciens le verront sur l’aperçu des rendez-vous.
Étape
4
Par
défaut, chaque élément est identifié comme n’étant toujours pas traité grâce à
l’icône suivante
. Une fois que vous l’avez géré, cliquez dessus
et vous verrez l’icône changer d’apparence à
.
Pour les emplacements connectés
à l'API CDK, les éléments de l’outil d’enregistrement en ligne seront
convertis en interventions dans Claire et synchronisés avec le DMS via l’API
CDK après un clic de la réceptionniste sur l’élément d’enregistrement, puis un
clic sur la conversion en intervention. Commentaire
peut aussi être converti en intervention après l'avoir confirmé dans la fenêtre
suivante:
Étape 5
Une fois que tous les points de l'ordre de
réparation sont indiqués comme traités, le rendez-vous sera désépinglé
et celui-ci n’apparaîtra plus qu’à sa date prévue avec l'icône
suivant
dans le but de facilement l'identifier.
Sur le tableau de bord
principal, une fois l’enregistrement en ligne répondu, le champ pour le nom du
propriétaire / conducteur / contractant sera surligné en bleu.
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