Deze functie biedt uw klanten de mogelijkheid om snel en zelfstandig hun sleutels achter te laten. Dit vermindert de drukte bij de werkplaatsreceptie en verlicht de werkdruk voor de receptionist. 

De sleutelkluis bevat 16 vakjes en 2 schermen. Het onderste scherm is een touchscreen waar de gebruiker zijn/haar gegevens kan ingeven om vervolgens toegang te krijgen tot de sleutelkluis. 

Startpagina

De gebruiker zal eerst de reden voor het gebruik van de sleutelkluis moeten selecteren.

Afgifte Sleutel

Alleen beschikbaar voor afspraken waarvan het e-mailadres of mobiele nummer van de berijder bekend is.

Het welkomstscherm informeert de gebruiker duidelijk over de stappen die hij moet volgen om zijn/haar sleutels succesvol af te geven.

Stap 1 Authenticatie

Authenticatie gebeurt met een pincode. Dit zijn de verschillende manieren hoe deze pincode kan worden verkregen:

1. Op de bevestigings pop-up die verschijnt zodra de online check-in is gevalideerd.
2. Uit de bevestigingsmail van een Online Check-in.

3. Uit een e-mail of SMS die de gebruiker krijgt na het invoeren van het kenteken of telefoonnummer op het touchscreen van de sleutelkluis

Zodra een pincode is verkregen klikt u op de pincode knop om deze in te voeren.

Kenteken

Met deze selectie kunnen uw klanten een pincode ontvangen door eerst hun kenteken op te geven.

Als het ingevoerde kenteken overeenkomt met een kenteken van een WO, de (afspraak)datum van vandaag is en de chauffeur een privé of zakelijk e-mailadres heeft dat bekend is bij de dealer, verschijnt het volgende scherm:

Zodra de gebruiker op versturen klikt, wordt er automatisch een e-mail met een pincode naar het ingevoerde e-mailadres verzonden.

Indien SMS is geactiveerd bij uw dealer zal het volgende scherm verschijnen:

Zodra Email of SMS is geselecteerd, zal er automatisch een mail of SMS worden verstuurd naar dat telefoonnummer of E-mail adres.

Telefoonnummer 

Met deze selectie kan de gebruiker een pincode ontvangen door eerst zijn/haar telefoonnummer op te geven.

Als het telefoonnummer overeenkomt met het mobiele telefoonnummer van de berijder (privé of zakelijk), een WO met de afspraak datum van vandaag en de klant heeft een privé of zakelijk e-mailadres, dan verschijnt het volgende scherm.

Zodra de klant op Versturen klikt, wordt automatisch een e-mail met een pincode naar dat e-mailadres verzonden.

Indien SMS actief is bij jullie, zal het volgende scherm verschijnen:

Als eenmaal e-mail of SMS is geselecteerd, zal er automatisch een mail of SMS met daarin de PIN worden verstuurd naar dat e-mailadres of telefoonnummer.

 Als het scherm tijdens stap 1 langer dan een minuut niet is aangeraakt, wordt de welkomstpagina automatisch weergegeven.

"Als 2-factor authenticatie is uitgeschakeld voor de keylocker, dan is stap 1 simpelweg het invoeren van het registratienummer of het mobiele telefoonnummer van de bestuurder, privé of zakelijk."

Stap 2 Contactgegevens controleren en valideren

Nadat de pincode is ingevoerd, wordt de informatie over de bestuurder weergegeven.

Er kan een extra telefoonnummer worden toegevoegd.

Als 2-factor authenticatie is uitgeschakeld voor de keylocker, dan wordt stap 2 overgeslagen.

Stap 3 Afsprakenlijst valideren

In deze stap kan de gebruiker de informatie over de afspraak valideren en een opmerking toevoegen.

Stap 4 Laat uw autosleutel in de kluis achter

Er wordt nu een kluis geopend, de gebruiker plaatst zijn autosleutel hierin en moet op bevestigen klikken om het proces te voltooien.

De autosleutel uit de kluis nemen 

Alleen bevoegde tabletgebruikers kunnen de kluis openen. Vraag de chef werkplaats om contact met ons op te nemen via support@claireit.eu om uw bevoegdheid voor de sleutelkluis in te stellen. 

Op de tablet kan de monteur zien wanneer een sleutel in de kast is achtergelaten door middel van een sleutel icoon. 

Als u een bevoegde gebruiker bent, wordt er vervolgens om een beveiligingscode gevraagd. Als u de code niet heeft, kunt u deze verkrijgen bij een Claire-gebruiker met een Dealer Admin-rol binnen uw organisatie.

Ga vervolgens naar de sleutelkast en klik op Sleutel ophalen. Op het welkomstscherm klik op Volgende en klik daarna op de QR Code knop.

Vervolgens gebruikt de monteur zijn tablet om de QR code te scannen op het scherm van de sleutelkast. De code is enkel aangemaakt voor deze werkorder en kan alleen gescand worden vanaf de tablet die om de code heeft gevraagd.

Als de QR niet binnen 30 seconden wordt gescand, wordt deze automatisch gesloten.

Sleutel ophalen

Sleutel uitgifte door de receptie.

Bij het openen van de WO zie je een nieuwe knop waarmee de QR-scan wordt geopend. De knop is alleen zichtbaar als de afspraak informatie over het e-mailadres of telefoonnummer van de bestuurder bevat.

Stap 1

Bij het openen van de WO ziet de monteur een nieuwe knop, gebruik deze om de QR code te scannen en voer de 4-cijferige code in.

Stap 2

Volgende scherm wordt geopend:

Selecteer het contact die de pincode zal ontvangen:

Als uw locatie geen sms kan verzenden, is het niet mogelijk om een telefoonnummer te selecteren en worden bestuurders zonder e-mailadres niet vermeld.

Stap 3

Ga vervolgens naar de sleutelkast en klik op Sleutel inleveren. Op het welkomstscherm klik op Volgende en klik daarna op de QR Code knop.

Wanneer je op de QR Code klikt, verschijnt het volgende scherm. Gebruik de tablet om de QR Code op het scherm te scannen. De code is enkel aangemaakt voor deze werkorder en kan alleen gescand worden vanaf de tablet die om de code heeft gevraagd.

Als de QR niet binnen 30 seconden wordt gescand, wordt deze automatisch gesloten.

Stap 4

Op de tablet kan de receptionist door middel van een sleutel icoon zien wanneer een sleutel in de kast is achter gelaten.

Wanneer de sleutel is teruggelegd zal er een PIN verstuurd worden naar de berijder via email of SMS.

De knop met het sleutelicoon is weer beschikbaar voor de receptionist, zodat de sleutel kan worden opgehaald. Nadat de beveiligingscode is ingevoerd, is het volgende scherm zichtbaar:

Stap 5

Ga vervolgens naar de sleutelkast en klik op Sleutel ophalen. Op het welkomstscherm klik op Volgende en klik daarna op de QR Code knop.

Wanneer je op de QR Code klikt, verschijnt het volgende scherm. Gebruik de tablet om de QR Code op het scherm te scannen. De code is enkel aangemaakt voor deze werkorder en kan alleen gescand worden vanaf de tablet die om de code heeft gevraagd.

Als de QR niet binnen 30 seconden wordt gescand, wordt deze automatisch gesloten.

Welkom

Het welkomstscherm informeert de gebruiker duidelijk over de stappen die hij moet volgen om zijn/haar sleutels succesvol af te geven.

Stap 1 Authenticatie

Authenticatie gebeurt met een pincode welke is verzonden per e-mail of SMS zodra de sleutel in de kluis is gelegd door de receptionist.

Notitie: Indien u tijdens stap 1 het scherm meer dan een minuut niet aanraakt, zal deze terugspringen naar het startscherm.

Stap 2 Haal je sleutel uit de kluis 

Kluis wordt nu geopend, de gebruiker haalt zijn sleutel op en moet op Bevestigen klikken om het proces met succes te voltooien.

Zodra de gebruiker op de knop Bevestigen klikt, verschijnt het volgende scherm:

Geïntegreerd in Claire

Op de afsprakenlijst pagina:

Zodra de klant zijn sleutels achterlaat, verschijnt er een sleutelicoontje op de WO op de afsprakenlijst pagina. De werkorder komt dan bovenaan de lijst te staan. De kleur van het veld voor chauffeur/eigenaar/aannemer moet nu blauw zijn, ongeacht of een online check-in eerder is beantwoord.

Let op: Als de sleutel op een andere datum is achtergelaten dan de afspraakdatum, wordt de afspraak vastgezet met een zwarte pin!

Op de afspraakdetailpagina

Op de afsprakenpagina geeft de tijdlijn aan dat de auto in de werkplaats staat en dat de sleutel is achtergelaten en de sleutel is opgehaald. U kunt ook een nieuw telefoonnummer of opmerking zien die door de klant is toegevoegd.

Je kunt de opmerking ook delen en de bijgevoegde video en afbeelding zichtbaar maken voor de monteurs. Klik op de knop aangegeven door de rode pijl in de onderstaande afbeelding:

De volgende modal wordt geopend. Schakel de knop Zichtbaar voor monteur in:

Zodra dit klaar is, zien de monteurs de opmerkingen in de afspraak detailpagina:

Als je over de gebeurtenis gaat met de muis, kan je zien in welke kluis de sleutel was afgegeven:

Sleutel opgehaald:

Op de tijdlijn kan je zien wanneer de sleutel was afgegeven.

Ook kan je zien wanneer de sleutel is opgehaald:

In het klantcommunicatie logboek

Er verschijnt een nieuw tabblad dat aangeeft dat er een pincode is verzonden.

Afbreken-knop

Klanten kunnen het proces op elk moment afbreken door op het rode kruisje rechtsboven te klikken. Hierna zal de gebruiker een nieuw scherm te zien krijgen waar hij/zij het afbreken kan bevestigen.

Help-knop

Klanten kunnen op elk moment om hulp vragen. Het helpscherm biedt wat inzichtelijke informatie, maar als dat niet genoeg is, kan de gebruiker op de Vraag om hulp knop klikken om een melding naar de gebruikers van de Claire applicatie van die locatie te sturen.

In Claire ziet u voor uw locatie het volgende:

U kunt erop klikken om aan te geven dat u de hulpvraag in behandeling neemt (1) of deze negeert (2). Het verschil tussen de twee is dat de eerste optie de melding voor alle andere gebruikers voor uw locatie sluit en de tweede optie sluit de melding alleen voor u.